Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identidad y Responsable del Tratamiento

GestIA CRM es una plataforma de software como servicio (SaaS) desarrollada y operada por Arzzi Tech Co.(en adelante, "Arzzi", "nosotros" o "la Compañía"). Como Proveedor de Soluciones Tecnológicas (Tech Provider), garantizamos la confidencialidad, integridad y seguridad de la información personal de nuestros usuarios, empresas suscriptoras y los contactos finales gestionados a través de nuestra infraestructura omnicanal.

Para cualquier consulta o solicitud de protección de datos, puedes contactar a nuestro Oficial de Privacidad en: soporte@arzzi.xyz.

2. Datos que Recopilamos y Procesamos

GestIA CRM procesa datos para permitir la administración integral de relaciones con clientes, comunicación omnicanal, salas de reuniones virtuales y automatización con inteligencia artificial:

• Información de la Cuenta: Nombre, correo electrónico corporativo, número de teléfono, cargo, credenciales de acceso cifradas y datos de facturación.
• Datos de WhatsApp Business & Meta Platforms: Identificadores de WhatsApp Business (WABA ID), Phone Number ID, identificadores de mensajes (wamid), estados de entrega/lectura y tokens de autorización oficial vía WhatsApp Cloud API.
• Mensajería y Contenido Omnicanal: Texto, notas de audio, imágenes y documentos intercambiados entre las empresas y sus clientes mediante WhatsApp, Instagram, Messenger o correo electrónico.
• Asistentes de Inteligencia Artificial: Historial conversacional remitido a modelos de procesamiento de lenguaje natural para atención y calificación de prospectos.
• Salas de Videoconferencias (LiveKit): Tokens temporales de sesión WebRTC, identificador de sala, nombres de pantalla e información técnica de calidad de llamada (no se almacenan flujos de audio/video permanentes sin consentimiento expreso).
• Agendamiento de Citas (Cal.com): Nombres, correos electrónicos, fechas y horarios de citas reservadas por los usuarios.
• Email Marketing y Campañas: Listas de destinatarios, registros de envío, aperturas, clics y solicitudes de desuscripción voluntaria.

3. Finalidad del Tratamiento de la Información

Los datos recolectados se utilizan exclusivamente para los fines autorizados del servicio:

4. Asistentes Virtuales de Inteligencia Artificial y Transparencia

GestIA CRM incorpora tecnología de modelos de lenguaje e inteligencia artificial para automatizar la atención. En cumplimiento de los estándares éticos y legales de transparencia en IA:

• Divulgación Clara al Usuario Final: Cuando un cliente interactúa con un agente automatizado, el sistema proporciona aviso explícito de que se trata de un asistente virtual impulsado por inteligencia artificial.
• Protección contra Reentrenamiento Público: Los datos de las conversaciones corporativas, documentos y catálogos privados cargados al CRM NO son utilizados para entrenar modelos públicos de inteligencia artificial de proveedores terceros (OpenAI, Anthropic, Google).
• Escalamiento y Traspaso Humano: Toda interacción automatizada ofrece la posibilidad de solicitar la atención de un asesor humano cuando el usuario lo requiera o ante consultas complejas.

5. Salas de Videoconferencia y Audio (LiveKit WebRTC)

El módulo de reuniones de GestIA CRM utiliza tecnología WebRTC a través de servidores dedicados de LiveKit:

• Cifrado en Tránsito: Todos los flujos de audio, video y datos compartidos en pantalla viajan cifrados mediante estándares DTLS/SRTP.
• Tokens de Sesión Temporales: El acceso a las salas se realiza mediante tokens criptográficos JWT con tiempo de expiración limitado y validación de permisos de anfitrión/invitado.
• Política de Grabación: Las reuniones no se graban ni almacenan de manera automática. Cualquier grabación de sesión solo puede ser iniciada expresamente por el anfitrión autorizado y requiere la notificación previa a los participantes.

6. Agendamiento de Citas y Calendario (Cal.com)

Las funcionalidades de agendamiento se gestionan mediante la integración con la infraestructura de Cal.com. Los datos transferidos se limitan estrictamente a los campos necesarios para confirmar, modificar o cancelar la reserva (nombre, correo electrónico, fecha y hora).

7. Campañas de Mensajería Masiva, Email Marketing y Derecho de Exclusión (Opt-Out)

Para garantizar el cumplimiento de las normativas de comercio electrónico y protección de datos:

• Consentimiento Previo: Las campañas masivas (WhatsApp Broadcast o Email) solo deben dirigirse a contactos que hayan otorgado autorización previa o mantengan una relación comercial legítima con la empresa emisora.
• Mecanismo de Desuscripción Inmediata (Opt-Out): Todo correo masivo incluye un enlace directo y funcional para darse de baja, y las campañas de WhatsApp respetan los comandos de baja como STOP o CANCELAR, impidiendo envíos posteriores a usuarios no conformes.

8. Integración Oficial con Meta Platforms (WhatsApp Cloud API)

GestIA CRM utiliza la WhatsApp Cloud API oficial de Meta. Al conectar tu cuenta de WhatsApp Business:

• El usuario concede autorización directa a través del servicio oficial de Facebook Login / WhatsApp Embedded Signup.
• Los tokens de acceso de Meta son cifrados inmediatamente con el estándar AES-256-GCM antes de guardarse en nuestras bases de datos seguras.
• Cumplimos estrictamente con los Términos de la Plataforma de Meta, la Política de Datos de Meta y la Política de Mensajería Comercial de WhatsApp.

9. Seguridad, Aislamiento y Almacenamiento

Implementamos rigurosas medidas técnicas y organizativas para salvaguardar tu información:

• Cifrado en tránsito mediante protocolos criptográficos modernos (TLS 1.3 / HTTPS).
• Cifrado de claves de API y credenciales en reposo utilizando claves maestras de 256 bits.
• Aislamiento multitenant estricto por cuenta mediante políticas de seguridad a nivel de fila (Row Level Security - RLS).
• Servidores dedicados con cortafuegos, monitoreo continuo y copias de seguridad periódicas.

10. Derechos del Usuario y Eliminación de Datos (Habeas Data / GDPR)

De acuerdo con las leyes aplicables de protección de datos (incluyendo la Ley 1581 de 2012 de Colombia y el Reglamento General de Protección de Datos - GDPR), los usuarios tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales almacenados.
• Revocar la autorización concedida para el tratamiento de su información.
• Solicitar la eliminación total de su cuenta y sus datos de nuestros servidores ("Derecho al Olvido").
• Exportar o solicitar una copia de sus datos personales.

11. Modificaciones a esta Política

Arzzi Tech Co. se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología o requerimientos legales. Cualquier cambio sustancial será notificado a través de la aplicación o al correo registrado en tu cuenta.